Manual de Uso
📖 Aprende a Usar el Sistema — Guía Completa
Ejemplos reales de cada botón y función. Aprende cuándo y cómo usar cada herramienta.
👮 Panel del Portero
Todo lo que el portero hace durante su turno. Shortcode: [wsr_porteria_widget]
Abrir turno:
Si no tienes turno activo, verás el botón "▶️ Abrir Turno".
Si el conjunto tiene varias entradas, elige cuál vas a operar (ej: "Portería Norte").
El monto que te entregó el portero anterior. Ejemplo: $150.000
Listo. Ahora puedes usar todas las demás funciones (paquetes, parking, chat). Sin turno activo NO puedes operar.
Cerrar turno:
Muestra: caja recibida + ingresos parking = total actual.
Cuenta el dinero físico y escribe el monto. Ejemplo: $195.000
Ejemplo: "Sin novedades" o "Faltaron $5.000 de un parqueo que no cobré"
El turno se cierra y queda en el historial. El siguiente portero verá cuánto dinero debe recibir.
Se autocompleta. Selecciona el correcto de la lista.
El residente del 302 recibe una notificación push en su celular: "📦 Tienes un paquete de Rappi en Portería"
Registrar entrada:
El vehículo queda registrado con hora de entrada. El cronómetro empieza a contar.
Registrar salida y cobrar:
Aparece: ABC123 — 3h 15min — $9.750
El sistema calcula automáticamente: 3.25 horas × $3.000/hora = $9.750
Los $9.750 se suman automáticamente a tu caja del turno.
Escribe "203" en la búsqueda o encuéntralo en la lista.
El residente recibe notificación push y puede responderte desde su celular.
Queda registrado con fecha/hora. El jefe lo ve en su panel y asigna la reparación.
TODOS los celulares de los residentes reciben: notificación push + sirena + pantalla de alerta con instrucciones "No usar ascensores ni encender luces".
Significa que tienes 3 mensajes sin leer.
Se despliega el panel con los mensajes nuevos y quién los envió.
🏠 Portal del Residente
Lo que puede hacer el residente desde su celular. Shortcode: [wsr_residente_widget]
Se crea un código tipo: A3K9M2PX
Ella llega, le dice al portero "tengo código A3K9M2PX", el portero lo valida y la deja pasar sin llamarte.
Muestra: remitente (Amazon), descripción (Caja pequeña), ubicación (Estante 2), foto del paquete.
Muestra nombre del visitante, motivo y foto (si fue tomada).
O "❌ Denegar" si no lo conoces o no quieres recibir visitas.
Toca "Permitir". Si lo rechazaste antes, ve a ajustes del navegador → permisos del sitio → notificaciones → permitir.
📱 Recepción 24h (Tablet)
Pantalla de auto-anuncio para visitantes. Shortcode: [wsr_recepcion_widget]
La pantalla dice "⏳ Esperando respuesta del residente..."
💰 Módulo Contabilidad
Cobros, gastos, proveedores, caja menor, documentos y retenciones. Shortcode: [wpcont_jefe_panel]
Ya puedes generar cobros masivos con este concepto.
Se crean 50 cobros (uno por apartamento) automáticamente. Si tienes coeficientes, el monto se ajusta proporcionalmente.
Botones de filtro:
| Botón | ¿Cuándo usarlo? |
|---|---|
| Todos | Ver todos los cobros del periodo actual |
| 🔍 En revisión | Residentes que reportaron pago pero no está confirmado |
| ⏳ Pendientes | Cobros que aún no han sido pagados ni están vencidos |
| 🔴 Vencidos | Cobros morosos — pasó la fecha de vencimiento |
| ✅ Pagados | Cobros ya liquidados |
El gasto queda registrado, afecta el balance y se compara contra el presupuesto.
Ahora cuando hagas documentos contables, puedes seleccionarlo y se auto-llenan sus datos y retención.
Crear el fondo (primera vez):
Registrar un gasto de caja menor:
El saldo de caja menor baja de $500.000 a $455.000.
Botón "🔄 Reembolsar":
Cuando la caja menor se agote, clic en "🔄 Reembolsar". El sistema sube el saldo de vuelta al monto base ($500.000). Esto significa que el administrador debe entregar los $X que se gastaron.
El sistema consulta el proveedor y pone ReteFte = $340.000 (4% de $8.500.000)
Se crea el comprobante CE00001 en estado "Borrador".
El documento queda oficial. La retención se registra automáticamente en la pestaña Retenciones.
• Comprobante de Egreso (CE): Cuando el conjunto PAGA algo (nómina, servicios, proveedores)
• Comprobante de Ingreso (CI): Cuando el conjunto RECIBE dinero (cuotas, multas)
• Nota Débito (ND): Cuando aumentas una deuda del residente (intereses, correcciones)
• Nota Crédito (NC): Cuando disminuyes una deuda (descuento, pronto pago, error)
• Recibo de Caja (RC): Constancia de que recibiste efectivo
Configurar retenciones:
Ver retenciones del mes:
Arriba se muestra el resumen: cuánto retuviste este mes en ReteFte, ReteICA y ReteIVA. Esto es lo que debes declarar a la DIAN. Expórtalo a Siigo para que tu contador lo procese.
El cobro pasa a estado "Pagado" y se actualiza la cartera.
Se descarga un archivo CSV con el formato exacto que Siigo necesita, con los códigos PUC correctos.
🏢 Módulo Conjunto Admin v2.0
Gestión integral: Dashboard ejecutivo, PQRS, reservas, comunicados, contratos, mantenimiento preventivo, inventario, mascotas, sanciones, actas del consejo y portal público.
Shortcodes: Jefe: [wpconj_jefe_panel] | Residente: [wpconj_residente_panel] | Portal público: [wpconj_portal_publico]
[wpconj_portal_publico] en cualquier página| Shortcode | Función | Login |
|---|---|---|
[wpconj_jefe_panel] | Panel completo administrador (15 pestañas) | Admin |
[wpconj_residente_panel] | Panel residente (PQRS, reservas, citas, autorizaciones) | Residente |
[wpconj_portal_publico] | Portal público (comunicados, zonas, horarios) | No |
[wpconj_pqrs] | Formulario PQRS individual | Sí |
[wpconj_reservas] | Reserva zonas comunes | Sí |
[wpconj_comunicados] | Lista comunicados | Sí |
[wpconj_marketplace] | Vitrina inmobiliaria | No/Sí |
[wpconj_mis_anuncios] | Mis anuncios marketplace | Sí |
| # | Pestaña | Función |
|---|---|---|
| 1 | 📊 Dashboard | KPIs + agenda + alertas + tareas (Hecho/Aplazar) |
| 2 | 📩 PQRS | Ver y responder peticiones/quejas |
| 3 | 🏛️ Asambleas | Programar (presencial/virtual/híbrida) |
| 4 | 📢 Comunicados | Publicar circulares con adjuntos |
| 5 | 📅 Reservas | Zonas comunes + aprobar + bloquear |
| 6 | 📋 Contratos | Proveedores, vencimientos, pagos |
| 7 | 🔧 Mantenimiento | Plan preventivo recurrente + historial |
| 8 | 📦 Inventario | Bienes comunes con estado y valor |
| 9 | 🐾 Mascotas | Registro + vacunas + chip + dueño |
| 10 | ⚖️ Sanciones | Debido proceso Ley 675 |
| 11 | 📜 Consejo | Actas + decisiones + documentos |
| 12 | 🔔 Recordatorios | Eventos recurrentes programados |
| 13 | 📆 Citas | Confirmar/rechazar citas de residentes |
| 14 | 🚚 Autorizaciones | Mudanzas/obras: aprobar con restricciones |
| 15 | ⚙️ Config | Horarios, duración citas, depósitos |
🗳️ Módulo Reuniones y Votaciones
Asambleas con votaciones en tiempo real. Admin: [wpvot_panel_admin] | Residente: [wpvot_pantalla_vivo]
Queda en estado "Programada". Los residentes la ven en su panel.
En los celulares de TODOS los asistentes aparecen 3 botones grandes: ✅ A Favor | ❌ En Contra | ⚪ Abstención
En el proyector se ve cuántos han votado en tiempo real.
Resultado inmediato: A favor 72%, En contra 20%, Abstención 8%. ¡Aprobado!
👔 Panel del Jefe
Administración de porteros, residentes, turnos y configuración. Shortcode: [wsr_admin_widget]
Pedro ya puede entrar al sistema con su usuario y contraseña, abrir turno y operar la portería.
Se crea el residente + su cuenta WordPress. Dales el usuario y contraseña para que accedan a su portal.
Los cambios aplican inmediatamente. El próximo vehículo que entre se cobrará a $4.000/hora.
👥 Sistema de Visitantes
Códigos temporales + timbre virtual para que visitantes accedan sin portero. Tab "Visitantes" del residente o [wpac_timbre] en tablet.
Aparece: 482917
Se abre WhatsApp con mensaje listo: "🔑 Código: 482917. Válido 1 hora. Ingrésalo en la pantalla de la puerta."
Nombre: "Juan García" | Mensaje: "Entrega de cilindro de gas"
O "❌ Denegar" si no lo conoces.
El código se invalida inmediatamente. Si alguien lo usa, verá "Código no válido".
Si deniega o no responde: "❌ Acceso denegado" o "⏰ Sin respuesta".
🚪 Control de Acceso
Zonas, permisos, parqueaderos de residentes, puertas electrónicas, facturación. Plugin: WP Access Control. Shortcode jefe: [wpac_jefe_config]
La zona queda activa. Ahora debes asignar permisos a los residentes que pueden acceder.
El espacio se marca en azul (asignado). La cuota se calcula automáticamente según la tarifa configurada.
Se crean facturas para todos los residentes con espacio asignado y cuota > $0.
Opción B (Directo): Toca "🔓 Abrir Puerta" → se envía señal al relé → puerta se abre remotamente.
Cuando el residente pase la tarjeta por el lector del edificio, el sistema lo identifica y abre la puerta.
La próxima vez que generes facturas, cada residente pagará según su tipo de espacio + mantenimiento.
El módulo KazaFlash Pricing permite configurar y mostrar las tarifas del servicio en cualquier página del sitio web.
Shortcode
| Código | Resultado |
|---|---|
[kazaflash_pricing] | Muestra todos los planes, tarifas por unidad y módulos |
[kazaflash_pricing show="packages"] | Solo paquetes completos (Básico, Pro, Enterprise) |
[kazaflash_pricing show="units"] | Solo tarifa por unidades residenciales |
[kazaflash_pricing show="modules"] | Solo módulos individuales |
3 Modalidades de Cobro
- Por unidades residenciales: Se cobra por cada apartamento/casa del conjunto, con descuento por volumen.
- Paquetes completos: Precio fijo anual que incluye un grupo de módulos. El cliente elige el plan que necesita.
- Por módulos individuales: El cliente solo paga por los módulos que va a usar.
Configuración
Los precios se configuran desde 💰 Tarifas en el menú lateral del admin. Se pueden actualizar en cualquier momento y se reflejan inmediatamente en el sitio web.
Importante
- El shortcode NO menciona WordPress ni tecnología interna
- Se presenta como "plataforma en la nube"
- Los precios están en pesos colombianos (COP) por defecto
- El período es anual por defecto (configurable)
- El diseño es responsive y se adapta a cualquier tema
📊 Informe del Conjunto
Indicadores visuales (tipo reloj/gauge) de la salud financiera del conjunto. Sin números, solo colores. Shortcode: [wsr_informe_conjunto]
Indicadores disponibles:
- Salud General — Promedio ponderado de todos los indicadores
- Recaudo — Cuánto se ha recaudado vs lo cobrado en el año
- Cartera — Porcentaje de pagos al día (sin mora)
- Convivencia — Porcentaje de residentes al día
- Presupuesto — Cuánto del presupuesto anual se ha ejecutado
- Fondo Reserva — Nivel de ahorro vs la meta
Colores:
- 🟢 Verde (75%+) — Excelente
- 🟡 Naranja (50-74%) — Regular, oportunidad de mejora
- 🔴 Rojo (menos de 50%) — Necesita atención
Página: /informe-conjunto/
🏠 Gestión de Inquilinos (Propietario)
El propietario crea y administra una cuenta de arrendatario independiente. Su clave nunca se ve afectada.
Ve a /mi-apartamento/ e inicia sesión con tu cuenta de propietario.
Verás un formulario para crear la cuenta del arrendatario.
Nombre del inquilino, email y teléfono (opcional para WhatsApp).
El sistema genera un usuario (ej: 301-inquilino) y una clave. Se envían automáticamente por email. También puedes enviar por WhatsApp.
Importante:
- Tu cuenta de propietario NUNCA se modifica
- Solo puede existir UN inquilino por apartamento a la vez
- El inquilino NO ve facturas ni información financiera
- El inquilino SÍ puede: ver paquetes, generar códigos de visitante, chatear con portería
Verás los datos del inquilino actual con sus botones de acción.
Se abre el formulario con los datos del nuevo.
Se genera una nueva clave y se cierra la sesión del anterior inmediatamente.
Se envían por email automáticamente. Opcionalmente por WhatsApp.
Confirma la acción.
Se cierra la sesión en todos los dispositivos. La clave se invalida. No puede volver a entrar.
Para reactivar después, simplemente usa "Cambiar inquilino" con los datos del nuevo.
🔒 Seguridad del Login
Captcha aritmético automático en el formulario de login para evitar robots.
El sistema agrega automáticamente una pregunta de suma al formulario de WordPress:
Dónde aparece:
- Formulario de login (/wp-login.php)
- Formulario de registro (si está habilitado)
- Formulario de recuperar contraseña
Cómo funciona:
- Cada vez que se carga el formulario, se genera una suma diferente
- El código expira en 5 minutos
- Es de un solo uso (no se puede reutilizar)
- Si la respuesta es incorrecta, no deja entrar
- No requiere servicios externos (sin Google reCAPTCHA)
🗳️ Verificación de Propietarios en Asambleas
Sistema para garantizar que solo propietarios (o delegados autorizados) voten en las asambleas.
El admin hace click en "Enviar códigos". Cada propietario recibe un código de 6 dígitos por email/WhatsApp.
Dice su código OTP. El admin lo ingresa y el sistema verifica.
Se marca como "✅ Verificado" con el método usado.
Desde su portal, ingresa nombre y cédula del delegado. El sistema genera un código único.
El admin ingresa ambos datos. El sistema verifica que coincidan.
Vota con el coeficiente del propietario que representa.
Al crear una reunión, el admin elige quiénes pueden asistir:
| Modo | Propietarios | Delegados | Arrendatarios |
|---|---|---|---|
| Solo propietarios | ✅ Votan | ❌ | ❌ |
| Propietarios + delegados | ✅ Votan | ✅ Votan (carta poder) | ❌ |
| Propietarios + arrendatarios | ✅ Votan | ✅ Votan | 👁️ Asisten sin voto |
| Todos | ✅ | ✅ | ✅ |
📋 Autorización de Arrendamiento
Formulario completo para registrar ingreso/salida de arrendatarios con acuerdo de copropiedad.
Del propietario:
- Nombre, cédula, teléfono, email, documento de identidad
Del arrendatario:
- Nombre, cédula, teléfono, email, documento de identidad
- Personas que vivirán, mascotas, placas de vehículos
Contrato:
- Archivo del contrato, fecha inicio, fecha fin
Mudanza:
- Fecha programada, hora inicio y fin
Ambas partes deben firmar digitalmente. El acuerdo incluye:
Propietario se compromete a:
- Responsabilidad solidaria por multas/sanciones del arrendatario
- Informar cambios con 15 días de anticipación
- Garantizar que el arrendatario conoce el manual de convivencia
Arrendatario se compromete a:
- Respetar el manual de convivencia
- Usar zonas comunes según normas
- Respetar horarios de ruido y mudanzas
La propiedad horizontal NO se hace responsable de:
- Reparaciones internas del inmueble
- Servicios públicos del apartamento
- Electrodomésticos del propietario
- Daños causados por el arrendatario a terceros
El texto del acuerdo es personalizable por el administrador.